失格社長の語るビジネス戦略

  

プロジェクト型の業務とルーチン型の業務を分類して、ルーチン型に関しては詳細なマニュアルを作成することが大事だと以前書きました。

■ルーチン業務のマニュアル化

これを個人単位に落とし込んで、ルーチン業務管理シートを作成しています。



写真だとわかりにくいですが、

・日次
・週次
・月次

単位でルーチン業務が並んでいて、それぞれ、何時までに処理するのかが細かく書いています。僕の場合は、日次処理はほぼ8時半までに終了し、8時半からの早朝会議に臨めるようにセットしています。ストレッチやジョギング、新聞を読むことなども管理シートに入れています。体で時間帯まで覚えているものは書かなくてもいいかもしれませんね。週次の定例会議なども記述しています。

プロジェクト型だと思っていてもルーチン化したほうがいいことは多いですし、ルーチン的だと思っていても、継続する意味が無く形骸化する場合もあるので、定期的にルーチン管理シートの見直しはする必要があります。僕の場合は月曜日の午後のがんばるタイムに、「ルーチン管理シートの見直し」と入れています。

また、記載されている各項目はとにかくスピード感持って、悩まず、かつ品質高く終わらせるためにマニュアルを徹底的に作っています。



笑われるかもしれませんが、ジョギングやストレッチもマニュアルを作っています。個人面談の進め方などもマニュアルがあります。ただし、思考停止を目指しているわけではなく、マニュアルありきでの工夫の余地をたっぷり持っているという感じでしょうか。着手するタイミングが遅れたり、悩んだりする時間がもったいないので、とにかくマニュアルを大事にします。思いついた改善点はどんどん盛り込んでブラッシュアップします。

ルーチン業務をマニュアルをもとに迅速に処理して、確保された時間で、戦略を練ったり、戦術を考えたり、お客様のための時間としたり、勉強したりとなってくるわけですね。家庭を大事にするためにも、日々の業務におけるルーチン型の業務を徹底的に磨き上げることは重要です。


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■Gofield.com編集長の弁

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